Listas de correo, álbumes web de fotos, buscadores especializados, gestores de contenido... La ONG Servicio Civil Internacional utiliza varias herramientas de Internet para facilitar la comunicación y coordinación con sus voluntarios

Los voluntarios del Servicio Civil Internacional utilizan varias herramientas de Internet para coordinar sus acciones y promover el compromiso de otras personas en sus campos de trabajo y grupos.

A parte de una completa página de Internet, donde es posible consultar todos los campos de trabajo que ofertan a nivel internacional, también utilizan listas de correo para mantener el contacto y álbumes web de fotos a los que se puede acceder desde cualquier ordenador.

Antonio Belmonte es uno de sus voluntarios en la sección de informática. Cuenta que crearon la primera lista de correo en 1999 y que sirve para que todos los miembros puedan enviar, recibir y consultar mensajes de coordinación.

Utilizan varias y entre todas suman aproximadamente 1.000 personas suscritas.

¿Por qué usáis esta herramienta?

Nos permiten mantener en contacto permanente a todos los miembros de la asociación y además mantener informadas a las personas interesadas en las actividades de SCI, y todo ello sin que nos suponga un coste económico.

¿Ha mejorado así la coordinación de los voluntarios y voluntarias?

Mucho. Por ejemplo, antes de usar estas listas para convocar una reunión había que estar enviando cartas o haciendo un montón de llamadas telefónicas, con la consiguiente perdida de tiempo, esfuerzo y dinero que ello suponía.

¿Qué posibilidades os dan estos grupos?

Tenemos varias listas con características distintas. Por un lado están las listas informativas, Boletín y SciActivo, que permitrn mantener informadas a todas las personas interesadas en nuestras actividades, pudiendo la persona elegir si quiere estar en una lista a la que sólo se envían las informaciones más destacadas (Boletín) u otra donde se envía toda la información y en la cual cada miembro de la lista también puede enviar a los demás propuestas, noticias, iniciar debates, etc.

Por otro lado están las listas de trabajo, una para la gestión de la asociación (Sci-interno) y otra para cada grupo de trabajo. Sirven para convocar reuniones de trabajo, intercambiar opiniones e ideas cuando no es posible hacerlo de forma presencial, etc. También se pueden subir archivos y todos los mensajes enviados quedan almacenados, con lo que tenemos una gran base de datos de información que cada miembro puede consultar desde su propio ordenador en cualquier momento.

Compartís también álbumes de fotografías, ¿qué os aporta este servicio?

Nos permite mantener galerías fotográficas gratuitas en Internet, el espacio de almacenamiento de fotos es limitado pero se va ampliando cada mes.

Hace posible ir creando un archivo fotográfico que sea una especie de historia de nuestra asociación en imágenes. Además podemos hacer que las fotos almacenadas en estas galerías se visualicen en nuestro sitio web con lo que al visitante de nuestro web le podemos ofrecer una muestra de nuestras actividades en imágenes.

¿Cómo lo utilizáis?

Hemos empezado a utilizarlo recientemente, pero por el momento los voluntarios del grupo de comunicaciones e informática somos los que estamos subiendo las fotos que consideramos más representativas y que los visitantes de nuestro sitio web pueden ver estructuradas en tres galerías temáticas.

¿Utilizáis o vais a utilizar otras herramientas?

Tenemos un sistema de inscripción en los campos de voluntariado desde el propio sitio web. Además, tenemos un gestor de contenidos bastante potente que permite que tanto la persona que trabaja en la oficina de la asociación como los coordinadores de cada grupo de trabajo puedan publicar contenidos y noticias al sitio web sin necesidad de tener conocimientos sobre diseño web, basta con aprender a usar el gestor de contenidos que es relativamente sencillo.

También contamos con una sección donde publicamos los artículos que los participantes en nuestras actividades de voluntariado escriben contando sus experiencias.

¿Cómo surgió la idea de contar con estas herramientas en Internet? ¿Fue de alguien en particular?

Dentro de SCI tenemos un grupo de comunicaciones e informática compuesto por varios voluntarios y a cada uno se nos van ocurriendo cosas. SCI es una asociación muy abierta donde los voluntarios somos los protagonistas, así que si a alguno se le ocurre una buena idea y esta dispuesto a trabajar en ella, se saca adelante.

¿Pensáis que son útiles? ¿Qué ventajas aportan?

Son muy útiles, especialmente para una ONG como la nuestra, que a nivel estatal es pequeña y no cuenta con muchos recursos y que difícilmente podemos llegar a los grandes medios de comunicación.

En general facilita mucho la comunicación, entre los propios voluntarios y con el exterior. Reduce el trabajo administrativo. Nos da a conocer, por ejemplo, entre otras ONG. Esto es algo muy importante para nosotros ya que buena parte de nuestras actividades se realizan en colaboración con otras organizaciones.

¿Y desventajas?

Yo no le veo desventajas, sí tiene limitaciones, eso sí. Por ejemplo, las listas de correo pueden servir para sustituir a una reunión presencial en un momento dado pero no siempre. La comunicación virtual es una ayuda muy importante pero el contacto cara a cara sigue siendo fundamental para mantener vivo un proyecto colectivo.

¿Hacéis algún tipo de formación para que los voluntarios las utilicen?

Sí, cuando es necesario formar a alguna persona, los propios voluntarios del grupo de comunicaciones e informática le damos formación.

http://www.hacesfalta.org/noticias/ver_noticia.asp?id_noticia=1757